Практически сразу объявить, что желающим потанцевать и поиграть в конкурсы необходимо пройти в это помещение, а желающим пообщаться друг с другом – в другое, для настроенных на общение с журналистами и блогерами – в третье и т.д. Аккуратно при этом определенным гостям можно сообщить, что для них предусмотрена отдельная программа, где как раз можно создать условия для нужных переговоров.
Наиболее часто оформление происходит в трех форматах:
Ярко празднично – цветами, шарами, тканями, цифрами и буквами (дату юбилея и название организации). Оформляется входная зона, стены, потолок, столы, стулья, сцена.
Официально – только цифры и название организации, на баннере или экранах. В остальных элементах присутствует минимализм или только оформление цветами.
Тематически – креативная составляющая в этом варианте не признаёт границ. На эту тему вы можете почерпнуть вдохновение в статье «Креативные форматы оформления юбилея», на сайте нашего Event агентства, при желании поразить своих гостей и получить тысячи фото размещённые в социальных сетях!
Рекомендую не тратить излишние ресурсы на впечатления гостей, забывая при этом, про остальные составляющие праздника – главной задачей, всегда остается, отличное настроение участников юбилея.
В моей книге «Оформление деловых и развлекательных корпоративных мероприятий» можно подробно прочитать про историю оформления, мнения экспертов и увидеть десятки современных примеров, решающих задачи правильной визуальной подачи идей события.
На юбилей организации, как правило, гости приходят без подарков, за редким исключением, когда организация явно ассоциируются у гостя с личностью руководителя.
Наиболее часто гости приносят подписанные документы, заявки на продукцию или услуги, или торжественно объявляют о старте совместного проекта – это и является хорошим подарком от них!
Организация задумавшая торжество, всегда старается использовать юбилей, как отличный шанс для информирования гостей о всех своих возможностях, бывает что даже через чур – на одном из юбилеев гостям дарили пакеты, наполненные образцами продукции, сувенирами, буклетами, такого веса, что большинство женщин волочили по полу, не в силах нести их.
Подарок гостям часто стараются оформить в нематериальный вид, например в виде выступления популярного артиста, с последующей раздачей автографов и фотоссесией.
По нашим наблюдением, 98% гостей благосклонно воспринимают любые подарки от организации празднующей юбилей, поэтому стоит пользоваться этой традицией по максимуму, с целью решения маркетинговых и пиар задач.
Этот блок вытекает из целей, заложенных в сценарии, поэтому кратко перечислю основные стандартные пожелания празднующих юбилей:
– Аниматоры, мимы
– Музыканты, DJ
– Скрипачи, саксофонисты, арфистки
– Вокалисты, кавер-группы
– Музыкальные оркестры
– Шоу-балеты и танцевальные дуэты, Go-Go
Шоу-программы:
– Бармен-шоу
– Силовое шоу
– Шоу на полотнах и кольце
– Шоу в бокале
– Акробатические номера
– Ледовое шоу
– Шоу Поющие бокалы
– Шоу перевернутых картин
– Скрипичное световое шоу
– Шоколадное шоу
– Сигарное шоу
– Лазерное шоу
– Песочное шоу
– Шоу световых картин
– Шоу иллюзиониста
– Пародисты и двойники
– Японское шоу
– Светодиодное и зеркальное шоу
– Афро шоу
– Шоу барабанщиц
– Экстремальное шоу с крокодилом и рептилиями
– Шоу с саблями
– Огненное фаер шоу
На welcome (встреча гостей или до старта торжественной части мероприятия):
– Живые статуи
– Леди-фуршет и Леди-букет
– Зеркальные люди, мимы
– Человек-пружина
– Стилизованные ростовые куклы
– Ходулисты, джамперы
– Интерактивные игры
– Винное казино
– Шаржист
– Микромагия
– Пирамида с шампанским
– Шоколадный и сырный фондю
– Фруктовые композиции и полотна
– Сладкий кенди-бар
Важно не переусердствовать, чтобы юбилей не превратился в обычный концерт, где гости являются только зрителями. Развлекательная часть должна только красиво дополнять главную задачу – общение гостей на тему юбилея организации.
Последние годы, организации, где большинство сотрудников женщины старше 30 лет, стали регулярно заказывать Fashion показы современных российских модельеров – шоу стоит не дорого, по сравнению с приездом хорошей кавер-группы или звёзд федерального уровня, а ощущение сказочной магии моды, гламура очень ярко дополняет положительными эмоциями любой юбилей.
Заканчивать развлекательную часть рекомендуем танцами, большинство современных жителей мегаполисов проводят огромное количество времени сидя в офисах и за рулем машины в пробках, поэтому с огромным удовольствием отдыхают под современные хиты.
В наших традициях раньше принято было, что большая часть юбилеев проводилась только за столом, поэтому часто затраты на питание гостей составляли до 90% бюджета мероприятия.
Настоятельно рекомендую не следовать этой разорительной традиции, что бы Вам не говорили рестораторы, тем более, что современные гости приезжают на юбилей явно не с целью утолить физический голод. Особенно когда юбилей рассчитан по времени на один вечер, в таком формате вполне достаточно организовать легкий фуршет из напитков и закусок.
Когда организация своей деятельностью, происхождением или составом учредителей явно представляет определенную страну или нацию, то организовать угощение на юбилее национальными блюдами будет воспринято гостями положительно и даже может поспособствовать ассоциативному запоминанию вкуса с имиджем юбиляра.
VIP гости могут прислать заявку на индивидуальное меню – это стоит согласовать с поваром места проведения юбилея или заказать отдельно. Если это очень специфические пожелания, хорошим тоном будет сообщить такому гостю, что специалистов по индивидуальному приготовлению у Вас нет и предложить рекомендовать Вам хорошего повара необходимых блюд.
При праздновании юбилея не один день, нужно обеспечить гостям разнообразное питание. Хорошим решением для совмещения приготовления еды и шоу считается организация кулинарного шоу, с мастер-классами от шеф-повара и соревнованиями среди гостей, чаще на природе, т.е. около основного места событий.
Сочетания закусок, горячих блюд, десертов, напитков и алкоголя зависит от задач юбилея.
Количество гостей и задачи юбилея, определяют уровень и количество специалистов, осуществляющих съемку.
Когда необходимо за вечер сфотографировать каждого гостя и желательно, чтобы получился не один кадр, а как минимум несколько и с разными гостями, с руководством организации, то расчет необходимо производить так, чтобы на 100 участников юбилея приходился минимум 1 фотограф.
Рекомендуем всегда оформлять в стиле организации фотозону, наиболее просто это сделать с помощью баннера – для удобства гостей, желающих получить фотографию со своим участием в юбилее.
При желании получить разные интервью и хороший видео материал – видеоператоров лучше сразу заказывать от 2 человек (2 камеры!).
Для федеральной и международной компании хорошим дополнением является организация прямой видео трансляции юбилея в интернет, современные решения позволяют через Internet обеспечить одновременный доступ до 500 человек, в разных частях мира, практически бесплатно. Многим, кто не смог приехать будет приятно дистанционно ощутить дух юбилея и при желании руководителя можно включить в программу видео поздравления гостей с разных городов и стран.
Традиционное завершение – это вынос фирменного торта с датой юбилея и фейерверком на улице. В зависимости от количества гостей, торжественное угощение тортом от руководителя организации может быть чисто символическим – не может же он стоять и резать кусочки торта для трехсот человек, да и какого размера должен быть торт?
Торжественные слова благодарности от руководителя могут содержать призыв к полезному действию для организации, например – предложить заходить всем на сайт или группу в социальных сетях для скачивания фотографий, видео после юбилея, а заодно и для поддержания деятельности организации.
Базовый вопрос, интересующий всех – это стоимость проведения юбилея.
При определенных партнерских отношениях прямые финансовые затраты могут быть равны нулю. Этими возможностями часто пользуются государственные и общественные организации, специалистам моей Event компании Празднуем юбилей приходилось быть соорганизаторами подобных мероприятий. Реализуется это за услуги, возможность пиара на мероприятии или просто на дружеской ноте. Но похвастаться такие мероприятия, идеальным исполнением всех участников праздника, могут редко.
Максимальная сумма, потраченная на юбилей, может превышать сотни миллионов долларов. Наш коллега, организатор мероприятий, рассказывал, что участвовал в реализации юбилея в г. Мончегорск Мурманской области, для компании Норильский никель, по его словам развлекательная часть состояла из 12 часового марафона выступлений десятков звезд российской эстрады. Стоимость только шоу программы, без трансферов, питания, проживания и многих других затрат составила десятки миллионов рублей.
В зависимости от целей, подбираются инструменты реализации, ниже привожу список наиболее значимых статей в структуре затрат на организацию юбилея:
Статья затрат - Доля в структуре затрат
Питание - до 90%
Развлекательная программа - до 90%
Аренда базы, отеля и пр. - до 60%
Оформление площадки - до 30%
Индивидуальный пошив одежды - до 30%
Пиар сопровождение - до 20%
Услуги компании организатора - до 20%
Транспортные издержки - до 20%
Подарки гостям - до 20%
Съемки фото, видео - до 10%
Печать баннера, пригласительных и пр. - до 10%
Креативный сценарий - до 5%
Из нашего опыта видно, что большая часть денег обычно тратиться не на самые нужные статьи затрат, мало влияющих на удовлетворенность гостей юбилеем и донесением информации о прошедшем мероприятии нужным людям.
На мой взгляд, в большинстве мероприятий, однозначно можно помочь сэкономить до 30-40% бюджета, и качественно увеличить достижение запланированных руководителем организации поставленных целей, в результате проведения юбилея.
Проведя грандиозный праздник, каждой организации хочется, чтобы он дал результаты на годы и многократно окупил себя с самых разных сторон. Как этого достичь?
На мой взгляд, эти цели, конечно, нужно качественно планировать, только задумавшись о проведении юбилея.
Определившись со стратегией развития организации, необходимо максимум затрат выделить не на то, чтобы накормить или повеселить тех, кто каждый день работает в организации или пользуется услугами, покупает товары, а на новых партнеров. При невозможности пригласить или привезти и показать достижения компании на юбилее, необходимо оплатить дорогу, проживание и публикации той прессы, блогеров, информационных порталов, медиаканалов, что регулярно с удовольствием читают Ваши потенциальные клиенты, партнеры. Стоимость таких затрат сопоставима со средним чеком угощения десяти человек в стандартном московском ресторане, а результативность в сотни раз выше.
Осуществив подобные действия о достижениях организации, отпраздновавшей свой юбилей, узнают самые разные люди и организации, необходимые Вам для дальнейшего развития, что существенно облегчит работу Вашим маркетологам, специалистам по продажам и руководителям.
Глава 11. Оформление площадки праздника
Наиболее часто оформление происходит в трех форматах:
Ярко празднично – цветами, шарами, тканями, цифрами и буквами (дату юбилея и название организации). Оформляется входная зона, стены, потолок, столы, стулья, сцена.
Официально – только цифры и название организации, на баннере или экранах. В остальных элементах присутствует минимализм или только оформление цветами.
Тематически – креативная составляющая в этом варианте не признаёт границ. На эту тему вы можете почерпнуть вдохновение в статье «Креативные форматы оформления юбилея», на сайте нашего Event агентства, при желании поразить своих гостей и получить тысячи фото размещённые в социальных сетях!
Рекомендую не тратить излишние ресурсы на впечатления гостей, забывая при этом, про остальные составляющие праздника – главной задачей, всегда остается, отличное настроение участников юбилея.
В моей книге «Оформление деловых и развлекательных корпоративных мероприятий» можно подробно прочитать про историю оформления, мнения экспертов и увидеть десятки современных примеров, решающих задачи правильной визуальной подачи идей события.
Глава 12. Подарки от гостей и гостям
На юбилей организации, как правило, гости приходят без подарков, за редким исключением, когда организация явно ассоциируются у гостя с личностью руководителя.
Наиболее часто гости приносят подписанные документы, заявки на продукцию или услуги, или торжественно объявляют о старте совместного проекта – это и является хорошим подарком от них!
Организация задумавшая торжество, всегда старается использовать юбилей, как отличный шанс для информирования гостей о всех своих возможностях, бывает что даже через чур – на одном из юбилеев гостям дарили пакеты, наполненные образцами продукции, сувенирами, буклетами, такого веса, что большинство женщин волочили по полу, не в силах нести их.
Подарок гостям часто стараются оформить в нематериальный вид, например в виде выступления популярного артиста, с последующей раздачей автографов и фотоссесией.
По нашим наблюдением, 98% гостей благосклонно воспринимают любые подарки от организации празднующей юбилей, поэтому стоит пользоваться этой традицией по максимуму, с целью решения маркетинговых и пиар задач.
Глава 13. Наполнение развлекательной части
Этот блок вытекает из целей, заложенных в сценарии, поэтому кратко перечислю основные стандартные пожелания празднующих юбилей:
– Аниматоры, мимы
– Музыканты, DJ
– Скрипачи, саксофонисты, арфистки
– Вокалисты, кавер-группы
– Музыкальные оркестры
– Шоу-балеты и танцевальные дуэты, Go-Go
Шоу-программы:
– Бармен-шоу
– Силовое шоу
– Шоу на полотнах и кольце
– Шоу в бокале
– Акробатические номера
– Ледовое шоу
– Шоу Поющие бокалы
– Шоу перевернутых картин
– Скрипичное световое шоу
– Шоколадное шоу
– Сигарное шоу
– Лазерное шоу
– Песочное шоу
– Шоу световых картин
– Шоу иллюзиониста
– Пародисты и двойники
– Японское шоу
– Светодиодное и зеркальное шоу
– Афро шоу
– Шоу барабанщиц
– Экстремальное шоу с крокодилом и рептилиями
– Шоу с саблями
– Огненное фаер шоу
На welcome (встреча гостей или до старта торжественной части мероприятия):
– Живые статуи
– Леди-фуршет и Леди-букет
– Зеркальные люди, мимы
– Человек-пружина
– Стилизованные ростовые куклы
– Ходулисты, джамперы
– Интерактивные игры
– Винное казино
– Шаржист
– Микромагия
– Пирамида с шампанским
– Шоколадный и сырный фондю
– Фруктовые композиции и полотна
– Сладкий кенди-бар
Важно не переусердствовать, чтобы юбилей не превратился в обычный концерт, где гости являются только зрителями. Развлекательная часть должна только красиво дополнять главную задачу – общение гостей на тему юбилея организации.
Последние годы, организации, где большинство сотрудников женщины старше 30 лет, стали регулярно заказывать Fashion показы современных российских модельеров – шоу стоит не дорого, по сравнению с приездом хорошей кавер-группы или звёзд федерального уровня, а ощущение сказочной магии моды, гламура очень ярко дополняет положительными эмоциями любой юбилей.
Заканчивать развлекательную часть рекомендуем танцами, большинство современных жителей мегаполисов проводят огромное количество времени сидя в офисах и за рулем машины в пробках, поэтому с огромным удовольствием отдыхают под современные хиты.
Глава 14. Организация питания
В наших традициях раньше принято было, что большая часть юбилеев проводилась только за столом, поэтому часто затраты на питание гостей составляли до 90% бюджета мероприятия.
Настоятельно рекомендую не следовать этой разорительной традиции, что бы Вам не говорили рестораторы, тем более, что современные гости приезжают на юбилей явно не с целью утолить физический голод. Особенно когда юбилей рассчитан по времени на один вечер, в таком формате вполне достаточно организовать легкий фуршет из напитков и закусок.
Когда организация своей деятельностью, происхождением или составом учредителей явно представляет определенную страну или нацию, то организовать угощение на юбилее национальными блюдами будет воспринято гостями положительно и даже может поспособствовать ассоциативному запоминанию вкуса с имиджем юбиляра.
VIP гости могут прислать заявку на индивидуальное меню – это стоит согласовать с поваром места проведения юбилея или заказать отдельно. Если это очень специфические пожелания, хорошим тоном будет сообщить такому гостю, что специалистов по индивидуальному приготовлению у Вас нет и предложить рекомендовать Вам хорошего повара необходимых блюд.
При праздновании юбилея не один день, нужно обеспечить гостям разнообразное питание. Хорошим решением для совмещения приготовления еды и шоу считается организация кулинарного шоу, с мастер-классами от шеф-повара и соревнованиями среди гостей, чаще на природе, т.е. около основного места событий.
Сочетания закусок, горячих блюд, десертов, напитков и алкоголя зависит от задач юбилея.
Глава 15. Съемки фото, видео и интерактивная трансляция
Количество гостей и задачи юбилея, определяют уровень и количество специалистов, осуществляющих съемку.
Когда необходимо за вечер сфотографировать каждого гостя и желательно, чтобы получился не один кадр, а как минимум несколько и с разными гостями, с руководством организации, то расчет необходимо производить так, чтобы на 100 участников юбилея приходился минимум 1 фотограф.
Рекомендуем всегда оформлять в стиле организации фотозону, наиболее просто это сделать с помощью баннера – для удобства гостей, желающих получить фотографию со своим участием в юбилее.
При желании получить разные интервью и хороший видео материал – видеоператоров лучше сразу заказывать от 2 человек (2 камеры!).
Для федеральной и международной компании хорошим дополнением является организация прямой видео трансляции юбилея в интернет, современные решения позволяют через Internet обеспечить одновременный доступ до 500 человек, в разных частях мира, практически бесплатно. Многим, кто не смог приехать будет приятно дистанционно ощутить дух юбилея и при желании руководителя можно включить в программу видео поздравления гостей с разных городов и стран.
Глава 16. Завершение юбилея
Традиционное завершение – это вынос фирменного торта с датой юбилея и фейерверком на улице. В зависимости от количества гостей, торжественное угощение тортом от руководителя организации может быть чисто символическим – не может же он стоять и резать кусочки торта для трехсот человек, да и какого размера должен быть торт?
Торжественные слова благодарности от руководителя могут содержать призыв к полезному действию для организации, например – предложить заходить всем на сайт или группу в социальных сетях для скачивания фотографий, видео после юбилея, а заодно и для поддержания деятельности организации.
Глава 17. Структура затрат на юбилей организации
Базовый вопрос, интересующий всех – это стоимость проведения юбилея.
При определенных партнерских отношениях прямые финансовые затраты могут быть равны нулю. Этими возможностями часто пользуются государственные и общественные организации, специалистам моей Event компании Празднуем юбилей приходилось быть соорганизаторами подобных мероприятий. Реализуется это за услуги, возможность пиара на мероприятии или просто на дружеской ноте. Но похвастаться такие мероприятия, идеальным исполнением всех участников праздника, могут редко.
Максимальная сумма, потраченная на юбилей, может превышать сотни миллионов долларов. Наш коллега, организатор мероприятий, рассказывал, что участвовал в реализации юбилея в г. Мончегорск Мурманской области, для компании Норильский никель, по его словам развлекательная часть состояла из 12 часового марафона выступлений десятков звезд российской эстрады. Стоимость только шоу программы, без трансферов, питания, проживания и многих других затрат составила десятки миллионов рублей.
В зависимости от целей, подбираются инструменты реализации, ниже привожу список наиболее значимых статей в структуре затрат на организацию юбилея:
Статья затрат - Доля в структуре затрат
Питание - до 90%
Развлекательная программа - до 90%
Аренда базы, отеля и пр. - до 60%
Оформление площадки - до 30%
Индивидуальный пошив одежды - до 30%
Пиар сопровождение - до 20%
Услуги компании организатора - до 20%
Транспортные издержки - до 20%
Подарки гостям - до 20%
Съемки фото, видео - до 10%
Печать баннера, пригласительных и пр. - до 10%
Креативный сценарий - до 5%
Из нашего опыта видно, что большая часть денег обычно тратиться не на самые нужные статьи затрат, мало влияющих на удовлетворенность гостей юбилеем и донесением информации о прошедшем мероприятии нужным людям.
На мой взгляд, в большинстве мероприятий, однозначно можно помочь сэкономить до 30-40% бюджета, и качественно увеличить достижение запланированных руководителем организации поставленных целей, в результате проведения юбилея.
Глава 18. Собираем урожай после юбилея
Проведя грандиозный праздник, каждой организации хочется, чтобы он дал результаты на годы и многократно окупил себя с самых разных сторон. Как этого достичь?
На мой взгляд, эти цели, конечно, нужно качественно планировать, только задумавшись о проведении юбилея.
Определившись со стратегией развития организации, необходимо максимум затрат выделить не на то, чтобы накормить или повеселить тех, кто каждый день работает в организации или пользуется услугами, покупает товары, а на новых партнеров. При невозможности пригласить или привезти и показать достижения компании на юбилее, необходимо оплатить дорогу, проживание и публикации той прессы, блогеров, информационных порталов, медиаканалов, что регулярно с удовольствием читают Ваши потенциальные клиенты, партнеры. Стоимость таких затрат сопоставима со средним чеком угощения десяти человек в стандартном московском ресторане, а результативность в сотни раз выше.
Осуществив подобные действия о достижениях организации, отпраздновавшей свой юбилей, узнают самые разные люди и организации, необходимые Вам для дальнейшего развития, что существенно облегчит работу Вашим маркетологам, специалистам по продажам и руководителям.
