Так что, даже с точки зрения соблюдения этических норм между начальником и подчиненной, у нас всё в порядке. А вот когда что-то в этом направлении измениться, тогда и буду думать. Пока же - всё внимание необходимо сосредоточить на обучении. Я ведь не просто собираюсь воспользоваться добротой детектива, решившего пристроить меня к себе на работу, но и приносить ему своей деятельностью ощутимую пользу. Может быть тогда, совесть перестанет меня так мучить.
Женщина явно ждала от меня разъяснений, а я решила изящно уйти от ответа, просто задав встречный вопрос. Я читала, что некоторые люди так делают в разговоре специально, чтобы выгадать время на обдумывание ответа и не прослыть при этом тугодумами. А вопрос был весьма щекотливым и излишне личным.Ведь мы только что были представлены друг другу и подругами станем едва ли.
- Это так заметно? – спросила я, пытаясь понять, из чего женщина сделал такой вывод. Мы ведь, входя, даже к друг другу не прикасались. Джон не держал меня за руку, как это у него начало входить в привычку. Мы вообще вели себя подчеркнуто официально. Но этим, как выяснилось, обмануть нам никого не удалось. Наверное, дело в запахе. Вероятно, некоторые люди чувствуют его нюансы и делают из этого выводы, обзывая данное ощущение "интуицией". Между тем, женщина меня удивила степенью честности ответа. Она вообще была удивительно прямолинейной.
- Для меня – да. Я знаю Джона не первый год и очень рада, что он наконец оставил в прошлом своё предыдущее увлечение. Ты юна, красива и выглядишь адекватной. Он действительно прочит тебя на моё место или это просто временная мера? Я спрашиваю, чтобы не тратить понапрасну твоё и моё время. Если ты не планируешь тут работать, то и тонкости всех обязанностей секретаря тебе знать ни к чему. Если же у тебя серьезное намерение овладеть азами профессии, то я расскажу всё более подробно и даже детально.
Женщина внимательно смотрела на меня, а я пыталась подобрать достаточно убедительные доводы. В идеале мне бы хотелось получить от неё максимум возможных знаний, ведь Джон ценил её как отличного специалиста. Вот только пойдет ли она мне навстречу? Формально она мне помогать не откажется – приказ начальства прозвучал достаточно четко и исключал произвольную трактовку.
Я не представляла, что мне следует сделать, чтобы максимально расположить к себе женщину, явно смотревшую на меня не только предвзято, но и с большим подозрением. И в какой-то степени я её растерянность даже понимала. Вот так ввести в курс дел совершенно постороннюю девчонку, ничего не смыслящую в профессии секретаря, было не просто.
Решила, что в данном случае наиболее уместной будет максимальная честность и открытость с моей стороны. В любом случае, в будущем я смогу с легким сердцем сказать, что сделал в данной ситуации всё возможное для достижения максимального взаимопонимания.
-Я действительно хочу стать секретарем. Хотела даже на курсы записаться, но Джон уговорил поучиться у вас на практике и, если возникнет необходимость, просто докупить нужные обучающие модули. Но, проблема в том, что у меня нет никакой предварительной подготовки. Компьютером и обучающими модулями я пользуюсь свободно, но не более. Женщина окинула меня ещё одним непонятным взглядом, я же в очередной раз поразилась тому, что совершенно не чувствую исходящих от неё эмоций. Да что творится с моим даром? Джона то я чувствую даже находясь в соседнем помещении, а эту человечку - нет. Может дар, как и многое другое необходимо развивать и тренировать? Нужно будет покопаться в "паутине". Может, мне даже удастся нарыть какие-нибудь методики по этому вопросу. Не одна же я такая нестандартная? Между тем моя собеседница, явно удовлетворившись степенью искренности моего желания учится, продолжила: -Хорошо, что ты готова к постижению нового. И раз уж с твоей стороны всё серьезно, объяснять я тебе тоже буду все, что необходимо. Думаю, за неделю ты всё запомнишь. И Джон прав – эти курсы для секретарей мало что дают. Базовые навыки ты сможешь наработать и самостоятельно. При должном старании в изучении образовательных модулей это будет не сложно. Для начала тебе следует изучить компьютер и специальные рабочие программы на уровне уверенного пользователя и знать хотя бы самые основы делопроизводства. Это исходящая и входящая документация, типы и виды документов, а также их отличие друг от друга. Особенности стилистики деловой переписки и правила оформления деловых писем тоже стоит знать заранее, чтобы не допустить ошибки в оформлении.
Основные образцы писем- типовые шаблоны есть на моём рабочем компьютере. Но чтобы выбрать нужный шаблон, необходимо знать, куда , кому и для чего их следует отправлять.
Она подождала пока я послушно кивну, давая знак к продолжению. Всё-таки, для такого как я новичка, она употребляла много специальных терминов. Но, пока что, чего-то действительно для меня непонятного не прозвучало, я решила помалкивать.
Между тем, удовлетворившись моим кивком, женщина продолжила вводную лекцию в специальность. Я же про себя подумала, что в ней явно пропадает талантливый педагог. Далеко не каждому дано рассказать просто о сложном и совершенно незнакомом предмете фактически первому встречному.
-Ещё тебе стоит увеличить до максимума скорость набора текста, чтобы успевать справляться со своими обязанностями. Существует слепой десяти пальцевый метод набора текста, позволяющий при наборе не смотреть на клавиатуру. И конечно тексты должны быть грамотными и не содержать орфографических ошибок. Но думаю, что с последним у тебя проблем не возникнет - в редактор текста встроены все проверочные скрипты, и ты сразу увидишь, что написано неверно. Ещё тебе стоит научиться пользоваться диктофоном, чтобы потом без спешки набирать нужные письма, надиктованные Джоном. Ведь всё оформление бумаг будет лежать на тебе. Понимаю, что звучит всё это на словах довольно сложно, но ты быстро привыкнешь и втянешься в рабочий процесс. Трудно будет первую неделю, пока процесс оформления бумаг не доведешь до автоматизма. Ещё тебе следует знать, как соединять общую телефонную линию с линией расположенной в кабинете шефа. На все звонки первой придется отвечать тоже тебе. А уже, исходя из важности звонка, и его характера, принимать решение соединять звонящего с шефом или попросить его перезвонить в другое время. В любом случае тебе стоит зафиксировать тему звонка, имя звонившего и его контактные данные, чтобы в случае необходимости Джон мог ему перезвонить. Ещё в твои обязанности будет входить ведения расписания встреч Джона. Он довольно часто забывает, что у него назначено. Тебе необходимо этого не допускать, вовремя напоминая о важных событиях. Опять же, встреч с клиентами за неделю бывает не так много, чтобы всё это представляло особую проблему. Отдельная "головная боль" расценки на услуги. Перечень, где они перечислены, я потом тебе покажу. Сложного там ничего нет, просто выбираешь нужную строку стоимости услуги и выбираешь тип договора под неё по ключевым словам. Несмотря на то, что клиентов в месяц у нас бывает не слишком много, входящие и исходящие документы оформлять придется тебе. Как и готовить несколько форм договоров на оказание услуг. На самом деле это не так страшно, как выглядит со стороны. Основные образцы созданы и хранятся в папке "заготовки". Нужно выбрать необходимую форму договора и вписать туда имя клиента. Джон обычно отправляет перечень услуг через внутренний чат, сразу после обсуждения проблемы клиента. Потом текст необходимо распечатать в двух экземплярах и отнести на подпись. Отдельная история - письма, поступающие на электронную и обычную почту. И если в случае с электронной почтой ты на часть писем от организаций, не связанных с нашей деятельностью можешь ответить самостоятельно, в предельно корректной форме написав, что мы в их услугах не заинтересованы, то адресные письма от клиентов стоит перекинуть начальнику для прочтения. При этом пропуск важного сообщения будет целиком на твоей совести. После просмотра Джоном отвечать на письма всё равно придется тебе, но уже исходя из того, как их воспримет начальство. С использованием обучающих модулей, изучение всего необходимого материала займет у тебя несколько суток. Диски по делопроизводству и деловому этикету я тебе выдам. Джон говорил, что на чем их просматривать у тебя есть,- произнесла секретарша, и на некоторое время умолкла, явно давая мне возможность задать возникшие в процессе её объяснения вопросы. Но я лишь в очередной раз кивнула, и она продолжила объяснения. По мере того, как она рассказывала о том, что мне следует знать, уметь, помнить, во мне росло предчувствие скорого поражения. Вероятно, данный «ликбез» как и был рассчитан на такую реакцию, поскольку секретарь Джона явно была довольна моим всё более «бледным видом». Если сама секретарша делала постоянно хотя бы половину из того, что она тут мне уже наговорила, то ей при жизни стоит поставить памятник. Вот только не верила я, что сама она скрупулезно следует всем озвученным рекомендациям – ведь не робот же эта женщина, в самом деле. Между тем, не особенно обращая внимание на то. Что я всё глубже ухожу в собственные мысли, секретарша продолжала свою «устрашающую» лекцию. А я задумалась о том, что всё тоже самое можно было рассказать гораздо проще, не останавливаясь на специальных терминах и тому подобных «мелочах», которые я все равно, в силу отсутствия специальной подготовки, не запомню. Да и нужно мне по большому счету лезть во все эти специализированные дебри? Джон не относился к своей работе слишком уж серьезно. Да и трудно было ожидать от него чего – то иного, если весь доход агентства был в разы меньше ежемесячного процента с его банковского счета. Вот если бы он занимал должность в корпорации отца, к его секретарю вполне могли быть предъявлены столь серьезные требования и проведена многоступенчатая проверка на профессиональную пригодность. Вот только будь всё так, я бы даже не пыталась устроиться к нему. Зачем мне такие сложности?
По сути же, мне нужно было вести для Джона ежедневник встреч с клиентами, вежливо отвечать на телефонные звонки, варить начальнику кофе и уметь печатать на компьютере без ошибок. Остальное - шелуха и попытка задавить меня авторитетом. Вон как внимательно следит за моей реакцией на её слова.
-Что касается поведения - хотя клиенты к нам приходят из самых разных социальных групп и порой бывают совершенно невыносимы, от тебя требуется доброжелательность, коммуникабельность, деликатность и тактичность. Ты должна быть незаметна, но удобна. Любое заигрывание с клиентами не приветствуется,- произнесла моя "учительница" строго и чуть подозрительно глядя на меня. Ну ещё бы - ведь кроме того, что я собираюсь занять место секретаря, я ведь ещё и живу вместе с шефом.
Представляю, что думает эта женщина обо мне и моих моральных качествах.
Видя, что она явно ждет от меня знака, что я приняла последние слова к сведению. я молча кивнула. Странно, но то ли секретарша великолепно контролировала свои эмоции, толи мой дар на этот раз дал сбой. В общем её эмоций в связи с нашим "профессиональным" разговором, я совершенно не чувствовала.
Окинув меня ещё одним строгим взглядом, женщина продолжила свою импровизированную лекцию по введению в профессию.
-У любого человека после общения с секретарем должно остаться ощущение, что мы сделаем все возможное, чтобы разрешить его проблему. Важным умением для тебя станет способность организовать свое рабочее место и время. Опоздания совершенно не допустимы. Это касается как времени прихода на работу, так и своевременности подготовки документов и доклада их шефу. Также сюда можно отнести профессионализм, ответственность, дипломатичность и хорошую память.
Итак, остановимся ещё раз более подробно на твоих обязанностях:
Прежде всего, это прием посетителей; ведение делопроизводства (регистрация входящей и исходящей документации); обслуживание профессиональных потребностей шефа и планирование его рабочего дня; прием телефонных звонков, поступающих Джону; организация встреч с вип - клиентами если таковые появятся;
заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для работы, иногда - обеспечение продуктами. Заказывать обед в офис и приносить кофе тоже является твоей обязанностью. Если что непонятно - спрашивай. Я поясню,- произнесла женщина с профессиональной улыбкой.
- Думаю, что вопросы у меня появятся лишь когда я начну осваивать все упомянутые вами премудрости,- чуть более тоскливо, чем того хотела показать, произнесла я. А ведь я всегда считала, что работа секретарши одна из самых простых. Но отчаиваться действительно не стоило. Как и сказала нынешняя секретарша детектива, достаточно привыкнуть к кругу обязанностей, чтобы они перестали пугать и быть в тягость. Да и учится я люблю, тем более что тут у меня сразу появится возможность не только изучать теорию, но и осваивать всё на практике. Главное чтобы я ничего не перепутала и не распугала Джону половину клиентов своей деятельностью на новом месте. А что до флирта с клиентами - так мне Джона с его эмоциями более чем хватает.
Остаток дня пролетел незаметно. Обязанности секретаря, на первый взгляд совсем не сложные, при близком знакомстве оказались весьма затратными по времени. И пусть нынешняя секретарша Джона пока не доверяла мне ничего действительно сложного, даже того, что она вменила мне в обязанность, с лихвой хватило для того, чтобы передумать. Будь моё желание учиться новой специальности меньше хотя бы в половину, я бы отказалась.
Подозреваю, что так, «добрая женщина», решила проверить серьезность моих намерений на ниве секретарской деятельности. А то на словах все готовы на многое, а вот когда доходит до дела…
Одним из первых неожиданно сложных поручений для меня стало создание напитка для Джона. Для этого использовалась кофе-машина, и нужно было запомнить последовательность действий, ведь детектив любил вполне конкретный сорт. С памятью у меня всё оказалось более чем в порядке, но на выходе всё равно получалось нечто иное, весьма отличное от оригинала. Удалось мне добиться эталонного результата вкуса, цвета и запаха, только с десятой попытки. А все девять неудачных влить в себя. Неудивительно, что через полчаса, меня от одного запаха прежде вполне любимого человеческого напитка, слегка мутило. Вторым обманчиво простым действием стал разбор пришедшей на почтовый ящик агентства корреспонденции. Засада заключалась в том, что на ящике был специально отключен спам фильтр, поскольку детектив придерживался мнения что «клиенты всякие нужны, и оттого всегда нужны». Мнения, безусловно спорного, всю ошибочность которого я, спустя полчаса нудного разбора рассылки, была готова доказывать будущему шефу до потери голоса. В общем, на спаме я засела капитально, с великим трудом умудрившись найти в том мусоре, что представляла собой входящая корреспонденция, целых три письма от клиентов. И это из трех тысяч просмотренных входящих. К концу этого занятия я была готова подлить Джону в кофе слабительного от избытка испытываемых по отношению к нему положительных эмоций.
Женщина явно ждала от меня разъяснений, а я решила изящно уйти от ответа, просто задав встречный вопрос. Я читала, что некоторые люди так делают в разговоре специально, чтобы выгадать время на обдумывание ответа и не прослыть при этом тугодумами. А вопрос был весьма щекотливым и излишне личным.Ведь мы только что были представлены друг другу и подругами станем едва ли.
- Это так заметно? – спросила я, пытаясь понять, из чего женщина сделал такой вывод. Мы ведь, входя, даже к друг другу не прикасались. Джон не держал меня за руку, как это у него начало входить в привычку. Мы вообще вели себя подчеркнуто официально. Но этим, как выяснилось, обмануть нам никого не удалось. Наверное, дело в запахе. Вероятно, некоторые люди чувствуют его нюансы и делают из этого выводы, обзывая данное ощущение "интуицией". Между тем, женщина меня удивила степенью честности ответа. Она вообще была удивительно прямолинейной.
- Для меня – да. Я знаю Джона не первый год и очень рада, что он наконец оставил в прошлом своё предыдущее увлечение. Ты юна, красива и выглядишь адекватной. Он действительно прочит тебя на моё место или это просто временная мера? Я спрашиваю, чтобы не тратить понапрасну твоё и моё время. Если ты не планируешь тут работать, то и тонкости всех обязанностей секретаря тебе знать ни к чему. Если же у тебя серьезное намерение овладеть азами профессии, то я расскажу всё более подробно и даже детально.
Женщина внимательно смотрела на меня, а я пыталась подобрать достаточно убедительные доводы. В идеале мне бы хотелось получить от неё максимум возможных знаний, ведь Джон ценил её как отличного специалиста. Вот только пойдет ли она мне навстречу? Формально она мне помогать не откажется – приказ начальства прозвучал достаточно четко и исключал произвольную трактовку.
Я не представляла, что мне следует сделать, чтобы максимально расположить к себе женщину, явно смотревшую на меня не только предвзято, но и с большим подозрением. И в какой-то степени я её растерянность даже понимала. Вот так ввести в курс дел совершенно постороннюю девчонку, ничего не смыслящую в профессии секретаря, было не просто.
Решила, что в данном случае наиболее уместной будет максимальная честность и открытость с моей стороны. В любом случае, в будущем я смогу с легким сердцем сказать, что сделал в данной ситуации всё возможное для достижения максимального взаимопонимания.
-Я действительно хочу стать секретарем. Хотела даже на курсы записаться, но Джон уговорил поучиться у вас на практике и, если возникнет необходимость, просто докупить нужные обучающие модули. Но, проблема в том, что у меня нет никакой предварительной подготовки. Компьютером и обучающими модулями я пользуюсь свободно, но не более. Женщина окинула меня ещё одним непонятным взглядом, я же в очередной раз поразилась тому, что совершенно не чувствую исходящих от неё эмоций. Да что творится с моим даром? Джона то я чувствую даже находясь в соседнем помещении, а эту человечку - нет. Может дар, как и многое другое необходимо развивать и тренировать? Нужно будет покопаться в "паутине". Может, мне даже удастся нарыть какие-нибудь методики по этому вопросу. Не одна же я такая нестандартная? Между тем моя собеседница, явно удовлетворившись степенью искренности моего желания учится, продолжила: -Хорошо, что ты готова к постижению нового. И раз уж с твоей стороны всё серьезно, объяснять я тебе тоже буду все, что необходимо. Думаю, за неделю ты всё запомнишь. И Джон прав – эти курсы для секретарей мало что дают. Базовые навыки ты сможешь наработать и самостоятельно. При должном старании в изучении образовательных модулей это будет не сложно. Для начала тебе следует изучить компьютер и специальные рабочие программы на уровне уверенного пользователя и знать хотя бы самые основы делопроизводства. Это исходящая и входящая документация, типы и виды документов, а также их отличие друг от друга. Особенности стилистики деловой переписки и правила оформления деловых писем тоже стоит знать заранее, чтобы не допустить ошибки в оформлении.
Основные образцы писем- типовые шаблоны есть на моём рабочем компьютере. Но чтобы выбрать нужный шаблон, необходимо знать, куда , кому и для чего их следует отправлять.
Она подождала пока я послушно кивну, давая знак к продолжению. Всё-таки, для такого как я новичка, она употребляла много специальных терминов. Но, пока что, чего-то действительно для меня непонятного не прозвучало, я решила помалкивать.
Между тем, удовлетворившись моим кивком, женщина продолжила вводную лекцию в специальность. Я же про себя подумала, что в ней явно пропадает талантливый педагог. Далеко не каждому дано рассказать просто о сложном и совершенно незнакомом предмете фактически первому встречному.
-Ещё тебе стоит увеличить до максимума скорость набора текста, чтобы успевать справляться со своими обязанностями. Существует слепой десяти пальцевый метод набора текста, позволяющий при наборе не смотреть на клавиатуру. И конечно тексты должны быть грамотными и не содержать орфографических ошибок. Но думаю, что с последним у тебя проблем не возникнет - в редактор текста встроены все проверочные скрипты, и ты сразу увидишь, что написано неверно. Ещё тебе стоит научиться пользоваться диктофоном, чтобы потом без спешки набирать нужные письма, надиктованные Джоном. Ведь всё оформление бумаг будет лежать на тебе. Понимаю, что звучит всё это на словах довольно сложно, но ты быстро привыкнешь и втянешься в рабочий процесс. Трудно будет первую неделю, пока процесс оформления бумаг не доведешь до автоматизма. Ещё тебе следует знать, как соединять общую телефонную линию с линией расположенной в кабинете шефа. На все звонки первой придется отвечать тоже тебе. А уже, исходя из важности звонка, и его характера, принимать решение соединять звонящего с шефом или попросить его перезвонить в другое время. В любом случае тебе стоит зафиксировать тему звонка, имя звонившего и его контактные данные, чтобы в случае необходимости Джон мог ему перезвонить. Ещё в твои обязанности будет входить ведения расписания встреч Джона. Он довольно часто забывает, что у него назначено. Тебе необходимо этого не допускать, вовремя напоминая о важных событиях. Опять же, встреч с клиентами за неделю бывает не так много, чтобы всё это представляло особую проблему. Отдельная "головная боль" расценки на услуги. Перечень, где они перечислены, я потом тебе покажу. Сложного там ничего нет, просто выбираешь нужную строку стоимости услуги и выбираешь тип договора под неё по ключевым словам. Несмотря на то, что клиентов в месяц у нас бывает не слишком много, входящие и исходящие документы оформлять придется тебе. Как и готовить несколько форм договоров на оказание услуг. На самом деле это не так страшно, как выглядит со стороны. Основные образцы созданы и хранятся в папке "заготовки". Нужно выбрать необходимую форму договора и вписать туда имя клиента. Джон обычно отправляет перечень услуг через внутренний чат, сразу после обсуждения проблемы клиента. Потом текст необходимо распечатать в двух экземплярах и отнести на подпись. Отдельная история - письма, поступающие на электронную и обычную почту. И если в случае с электронной почтой ты на часть писем от организаций, не связанных с нашей деятельностью можешь ответить самостоятельно, в предельно корректной форме написав, что мы в их услугах не заинтересованы, то адресные письма от клиентов стоит перекинуть начальнику для прочтения. При этом пропуск важного сообщения будет целиком на твоей совести. После просмотра Джоном отвечать на письма всё равно придется тебе, но уже исходя из того, как их воспримет начальство. С использованием обучающих модулей, изучение всего необходимого материала займет у тебя несколько суток. Диски по делопроизводству и деловому этикету я тебе выдам. Джон говорил, что на чем их просматривать у тебя есть,- произнесла секретарша, и на некоторое время умолкла, явно давая мне возможность задать возникшие в процессе её объяснения вопросы. Но я лишь в очередной раз кивнула, и она продолжила объяснения. По мере того, как она рассказывала о том, что мне следует знать, уметь, помнить, во мне росло предчувствие скорого поражения. Вероятно, данный «ликбез» как и был рассчитан на такую реакцию, поскольку секретарь Джона явно была довольна моим всё более «бледным видом». Если сама секретарша делала постоянно хотя бы половину из того, что она тут мне уже наговорила, то ей при жизни стоит поставить памятник. Вот только не верила я, что сама она скрупулезно следует всем озвученным рекомендациям – ведь не робот же эта женщина, в самом деле. Между тем, не особенно обращая внимание на то. Что я всё глубже ухожу в собственные мысли, секретарша продолжала свою «устрашающую» лекцию. А я задумалась о том, что всё тоже самое можно было рассказать гораздо проще, не останавливаясь на специальных терминах и тому подобных «мелочах», которые я все равно, в силу отсутствия специальной подготовки, не запомню. Да и нужно мне по большому счету лезть во все эти специализированные дебри? Джон не относился к своей работе слишком уж серьезно. Да и трудно было ожидать от него чего – то иного, если весь доход агентства был в разы меньше ежемесячного процента с его банковского счета. Вот если бы он занимал должность в корпорации отца, к его секретарю вполне могли быть предъявлены столь серьезные требования и проведена многоступенчатая проверка на профессиональную пригодность. Вот только будь всё так, я бы даже не пыталась устроиться к нему. Зачем мне такие сложности?
По сути же, мне нужно было вести для Джона ежедневник встреч с клиентами, вежливо отвечать на телефонные звонки, варить начальнику кофе и уметь печатать на компьютере без ошибок. Остальное - шелуха и попытка задавить меня авторитетом. Вон как внимательно следит за моей реакцией на её слова.
-Что касается поведения - хотя клиенты к нам приходят из самых разных социальных групп и порой бывают совершенно невыносимы, от тебя требуется доброжелательность, коммуникабельность, деликатность и тактичность. Ты должна быть незаметна, но удобна. Любое заигрывание с клиентами не приветствуется,- произнесла моя "учительница" строго и чуть подозрительно глядя на меня. Ну ещё бы - ведь кроме того, что я собираюсь занять место секретаря, я ведь ещё и живу вместе с шефом.
Представляю, что думает эта женщина обо мне и моих моральных качествах.
Видя, что она явно ждет от меня знака, что я приняла последние слова к сведению. я молча кивнула. Странно, но то ли секретарша великолепно контролировала свои эмоции, толи мой дар на этот раз дал сбой. В общем её эмоций в связи с нашим "профессиональным" разговором, я совершенно не чувствовала.
Окинув меня ещё одним строгим взглядом, женщина продолжила свою импровизированную лекцию по введению в профессию.
-У любого человека после общения с секретарем должно остаться ощущение, что мы сделаем все возможное, чтобы разрешить его проблему. Важным умением для тебя станет способность организовать свое рабочее место и время. Опоздания совершенно не допустимы. Это касается как времени прихода на работу, так и своевременности подготовки документов и доклада их шефу. Также сюда можно отнести профессионализм, ответственность, дипломатичность и хорошую память.
Итак, остановимся ещё раз более подробно на твоих обязанностях:
Прежде всего, это прием посетителей; ведение делопроизводства (регистрация входящей и исходящей документации); обслуживание профессиональных потребностей шефа и планирование его рабочего дня; прием телефонных звонков, поступающих Джону; организация встреч с вип - клиентами если таковые появятся;
заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для работы, иногда - обеспечение продуктами. Заказывать обед в офис и приносить кофе тоже является твоей обязанностью. Если что непонятно - спрашивай. Я поясню,- произнесла женщина с профессиональной улыбкой.
- Думаю, что вопросы у меня появятся лишь когда я начну осваивать все упомянутые вами премудрости,- чуть более тоскливо, чем того хотела показать, произнесла я. А ведь я всегда считала, что работа секретарши одна из самых простых. Но отчаиваться действительно не стоило. Как и сказала нынешняя секретарша детектива, достаточно привыкнуть к кругу обязанностей, чтобы они перестали пугать и быть в тягость. Да и учится я люблю, тем более что тут у меня сразу появится возможность не только изучать теорию, но и осваивать всё на практике. Главное чтобы я ничего не перепутала и не распугала Джону половину клиентов своей деятельностью на новом месте. А что до флирта с клиентами - так мне Джона с его эмоциями более чем хватает.
***ПРОДОЛЖЕНИЕ от 12.3.2017
Остаток дня пролетел незаметно. Обязанности секретаря, на первый взгляд совсем не сложные, при близком знакомстве оказались весьма затратными по времени. И пусть нынешняя секретарша Джона пока не доверяла мне ничего действительно сложного, даже того, что она вменила мне в обязанность, с лихвой хватило для того, чтобы передумать. Будь моё желание учиться новой специальности меньше хотя бы в половину, я бы отказалась.
Подозреваю, что так, «добрая женщина», решила проверить серьезность моих намерений на ниве секретарской деятельности. А то на словах все готовы на многое, а вот когда доходит до дела…
Одним из первых неожиданно сложных поручений для меня стало создание напитка для Джона. Для этого использовалась кофе-машина, и нужно было запомнить последовательность действий, ведь детектив любил вполне конкретный сорт. С памятью у меня всё оказалось более чем в порядке, но на выходе всё равно получалось нечто иное, весьма отличное от оригинала. Удалось мне добиться эталонного результата вкуса, цвета и запаха, только с десятой попытки. А все девять неудачных влить в себя. Неудивительно, что через полчаса, меня от одного запаха прежде вполне любимого человеческого напитка, слегка мутило. Вторым обманчиво простым действием стал разбор пришедшей на почтовый ящик агентства корреспонденции. Засада заключалась в том, что на ящике был специально отключен спам фильтр, поскольку детектив придерживался мнения что «клиенты всякие нужны, и оттого всегда нужны». Мнения, безусловно спорного, всю ошибочность которого я, спустя полчаса нудного разбора рассылки, была готова доказывать будущему шефу до потери голоса. В общем, на спаме я засела капитально, с великим трудом умудрившись найти в том мусоре, что представляла собой входящая корреспонденция, целых три письма от клиентов. И это из трех тысяч просмотренных входящих. К концу этого занятия я была готова подлить Джону в кофе слабительного от избытка испытываемых по отношению к нему положительных эмоций.
